¿Estás seguro que sabes todo lo que es necesario para redactar un acta de asamblea ordinaria?
Si me respondiste que no, no te preocupes, que para eso estoy aquí, y a menos que estés acostumbrado a hacerlo con frecuencia, siempre es bueno consultar para no pasar de nada.
Te voy a contar todo lo que necesitas saber sobre el acta de asamblea ordinaria para que estés listo para la próxima que vayas a escribir.
Empezando por la parte más básica, qué es qué debe contener un acta de asamblea ordinaria, puesto que es un documento oficial de la sociedad y debe seguir algunas normas.
Pero no es nada complicado, lo verás. Lo importante es que no falte ninguna de esas informaciones en el acta.
Además hay algunos detalles a la hora de hacer un acta de asamblea ordinaria, como cómo redactarla, dónde se guarda, cuando se debe protocolizar y cuando no, quién la firma, si usar plantilla o no usar….
Son muchas informaciones para que te acuerdes o las memorizes de una sola vez, pero seguro que todo estará claro al fin de este artículo.
Incluso la diferencia de acta de asamblea ordinaria y extraordinaria, que no es todo el mundo que lo sabe.
Y más que la temática de ambas asambleas es diferente, los trámites para hacer oficial el acta es diferente.
Así que no tardamos más.
Qué Debe Contener Un Acta De Asamblea Ordinaria
Un acta de asamblea ordinaria debe contener el lugar, fecha y hora en que se realiza la asamblea, listado con los presentes y las acciones correspondientes, el orden del día, las pláticas, las decisiones, el número de votos y las firmas de las autoridades de la empresa.
Puede que te parezca mucho, puede que te parezca poco, pero son los datos necesarios que deben figurar en el acta.
Pero veamos con más calma cada uno de los tópicos que debe contener un acta de asamblea ordinaria:
- Lo primero que debe figurar en el acta, justo en el primer párrafo es el lugar, fecha y hora en que se realizó la dicha asamblea;
- Enseguida se deben presentar a los integrantes: para los socios un listado con las respectivas acciones; si solo los representantes como presidente, tesorero u otros, sus identificaciones; o el número de personas del quórum;
- Se debe presentar el orden del día, con lo que se va a debatir en dicha asamblea;
- Se deben describir las pláticas de los participantes, caso haya;
- Se deben registrar los votos (en favor, en contra, blancos y nulos), caso haya;
- Se deben registrar las decisiones de la asamblea;
- El presidente, el secretario y los comisarios deben firmar el acta.
Por supuesto que cada sociedad tiene una acta de asamblea ordinaria específica, ya que la cantidad de informaciones puede variar, y algunas hasta están disponibles en internet por el Gobierno de México.
Por ejemplo, esta es una plantilla de acta de asamblea general de un Núcleo Agrario y que la puedes encontrar completa.
Como puedes ver, esa plantilla de acta de asamblea ordinaria tiene los espacios correspondientes para rellenar con todos los datos esenciales que te expliqué un poco más arriba.
La puedes descargar y rellenar, o tenerla como modelo y redactar una que esté más de acuerdo con la sociedad o empresa que va a hacer la asamblea.
Y no te olvides de adjuntar al acta de asamblea ordinaria, los documentos que comprueben la convocación y los temas debatidos en la asamblea.
Cómo Hacer Un Acta De Asamblea Ordinaria
Para hacer un acta de asamblea ordinaria se tendrá que identificar la sociedad, los individuos que participan de la asamblea, redactar el orden del día y todo lo que fue platicado al respecto, hasta concluir el acta con las decisiones tomadas y la firma de los administradores.
No te olvides que el acta de asamblea ordinaria se debe guardar en el libro de actas, junto con los documentos que respalden la convocatoria.
Aunque parezca muy fácil, te detallo paso a paso para que no te pierdas ninguna información importante que debe figurar.
Lo primero que debes redactar en el acta de asamblea ordinaria es la identificación de la compañía y dónde se está haciendo la asamblea.
O sea: ciudad + hora + fecha + dirección + el número de la asamblea ordinaria + nombre de la compañía.
Y enseguida puedes identificar también a las personas que componen el quórum de esa reunión en el acta de asamblea ordinaria.
Mira este ejemplo de acta de asamblea del CONADIS disponible en el sitio web del Gobierno de México.
Enseguida se describe lo que sucedió desde el primer momento de la asamblea. Quién habló, qué se platicó, y los debates que sucedieron luego de esa primera explanación, generalmente hecha por alguien que ocupa los cargos más altos.
Y después es importante que figure, de manera bastante clara, en el acta de asamblea ordinaria el orden del día. O sea, lo que se plantea para debatir y decidir en esa reunión.
Y por supuesto que después que la autoridad de la compañía presente el orden del día, y que figure en el acta de asamblea ordinaria, es el momento de seguir describiendo los debates, lo que se platicó, siempre identificando los sujetos.
Por fin, se puntúan las decisiones tomadas por los que participaron de la asamblea, numerandolas como “acuerdos”, “decisiones” u otro nombre que convenga, como en el mismo ejemplo.
Como puedes ver, luego de todo eso el Presidente de la compañía, el Secretario de Actas y todos los comisarios que estuvieron presentes en la asamblea deben firmar el acta de asamblea ordinaria.
Y por fin el acta se debe guardar en el libro de actas de la compañía, con los documentos que respalden la necesidad de dicha asamblea y de las decisiones tomadas.
En caso de que, por cualquier que sea la razón, el acta de asamblea ordinaria no se pueda guardar en el libro, se tendrá que protocolizar para que sea considerada oficial.
Y, para eso, será necesario protocolizarla ante notario o notario público que, con su firma, hará con que ese acta (y por consecuencia, las decisiones de la asamblea correspondiente) tenga validez legal, aunque no esté en el libro de actas.
Diferencia De Acta De Asamblea Ordinaria Y Extraordinaria
La diferencia de acta de asamblea ordinaria y extraordinaria es que el acta de la primera se registra en el libro de actas de la compañía y no se necesita protocolizar, mientras que el acta de asamblea extraordinaria se debe validar ante notario o fedatario público.
Puede que estés pensando que no puede ser solo eso la diferencia, una simple protocolización del acta. Y si, tienes razón.
En realidad, las diferencias de acta de asamblea ordinaria y extraordinaria están en sus respectivos contenidos y temas, además de las razones de necesidad de protocolización.
El acta de asamblea ordinaria se hace luego de una asamblea ordinaria, y esa reunión sucede para tratar de uno de los siguientes temas:
- tomas de decisiones de la empresa;
- aprobación de contrato por los socios;
- cierre de determinada operación;
- resoluciones sobre los estados financieros de la empresa.
Al menos una vez por año cada sociedad debe realizar una asamblea anual y redactar el acta de asamblea ordinaria anual registrando lo que se determinó.
En general se tratan de cuestiones económicas y administrativas, como cambiar a los gerentes y los administradores, determinar el pago de ellos, y aprobaciones de los estados financieros anuales de dicha compañía.
O sea, en el acta de asamblea ordinaria estarán redactadas las resoluciones de esos o otros temas que sean necesarios debatir del funcionamiento de la empresa, pero que no cambien lo que se establece en el acta constitutiva.
El acta constitutiva de una sociedad o compañía es un acta que determina las normas que regirán la sociedad, reglamenta los socios, las inversiones económicas y demás asuntos de la creación y funcionamiento de dicha sociedad.
Y adivina? Qué es una asamblea constitutiva si no una asamblea extraordinaria y que, por lo tanto, presupone un acta de asamblea extraordinaria.
Fíjate en este ejemplo de acta de asamblea constitutiva de la federación mexicana.
¿Ves como este acta establece las normas y reglas de funcionamiento de la nación mexicana en lo que trata de la forma de gobierno y religión?
Pues es lo que debe figurar en el acta de asamblea constitutiva de una compañía o sociedad, y esa se debe protocolizar ante Autoridad Pública para oficializar la creación de dicha compañía.
Y es precisamente por eso que todo lo que se debatía en una asamblea extraordinaria se debe registrar en el acta de asamblea extraordinaria y se debe protocolizar.
Porque los temas de que se trata en ese tipo de reunión generalmente cambian algo que está determinado en ese acta constitutiva que es oficial, y por lo tanto, los cambios también se deben oficializar mediante protocolización del acta de asamblea extraordinaria.
Veámos algunos temas para que me entiendas mejor:
- duración o disolución de la sociedad;
- cambio del capital social que fue declarado en el acta constitutiva;
- cambio de objeto, nacionalidad, fusión o transformación de la sociedad;
- emisión de acciones o bonos;
- cualquier otro cambio de lo que está registrado y establecido por el acta constitutiva.
En comparación con los temas de acta de asamblea ordinaria puedes notar que estos son temas centrales y decisivos, ya que tratan de cambios en lo que está determinado en el documento que reglamenta el funcionamiento y características de una sociedad.
Y por lo tanto, es por eso que el acta de asamblea ordinaria no se necesita protocolizar ante un fedatario público, mientras que el acta de asamblea extraordinaria sí.
Pero hay una excepción a la que tienes que estar atento.
El acta de asamblea ordinaria no se protocoliza porque está en el libro de actas de la empresa, junto con los documentos que comprueban la necesidad de una asamblea y de lo que allí se debatió.
Si, por alguna razón, el acta de asamblea ordinaria no se pudo negar o hacer en el libro de actas, en ese caso es obligatorio su protocolización ante notario para que las decisiones sean oficiales.
Entonces es bastante simple: el acta por sí solo no es un documento oficial. Para que lo sea, debe estar en el libro de actas (en caso de asamblea ordinaria) o protocolizado ante fedatario público (en caso de asamblea extraordinaria).
Decime la verdad, ahora ya sabes todo lo que es necesario saber sobre un acta de asamblea ordinaria y estás listo para redactar o revisar el acta de la próxima asamblea que participes.
Este artículo tiene carácter meramente informativo, es decir, no tiene ningún vínculo con la empresa que ofrece el servicio que, por casualidad, puede citarse en el transcurso del artículo. No eximimos la búsqueda de información del sitio web oficial del proveedor del servicio.