De seguro te estás preguntando qué es un acta circunstanciada y esto puede deberse a que ha ocurrido un hecho en tu empresa y necesitas hacer un registro del mismo de forma escrita.
Y pues sí, este documento no es otro que aquel donde se asientan los hechos, acontecimientos o circunstancias que se derivan de una falta o evento y que de alguna u otra forma, perjudican los intereses de la empresa.
Por eso, quiero explicarte de manera un poco más detallada cual es la definición de las actas circunstanciadas, pues tan solo con conocer su concepto ya tendrás una percepción más clara de su finalidad.
Pero además del concepto, existen algunas características que debes tener en cuenta cuando uses este tipo de documentos.
Aquí te explico al detalle para que es un acta circunstanciada, algunos de sus tipos, cómo se debe hacer una y al final encontrarás un ejemplo en modo de formato que espero te sea de utilidad.
Qué Es Un Acta Circunstanciada
Quiero empezar por definir que es un acta circunstanciada: se trata de un documento que se realiza para registrar algunos hechos o circunstancias ocurridas dentro de una empresa.
En ella se deben establecer las personas involucradas, el tiempo del evento y el modo en el que ocurrieron los hechos, de la manera más precisa que sea posible.
Por eso mismo, el concepto de acta circunstanciada obliga a la firma de cada uno de los involucrados con el fin de otorgar al acta los efectos legales que le correspondan.
Esta acta debe ser conservada en un archivo, de manera que sirva como prueba en un futuro y ante la posibilidad de un juicio laboral.
Para Qué Sirve Acta Circunstanciada
Entonces, ya debes tener una idea de para qué sirve un acta circunstanciada. De igual forma, voy a enumerarte algunas razones de su importancia:
- Para registrar hechos ocurridos en la empresa
- Para dejar constancia de los temas tratados en una reunión
- Para establecer una prueba de los acuerdos o conclusiones que se han originado en una junta
- Para tener un respaldo legal en casos de un proceso administrativo o judicial
- Para establecer un registro en el expediente de un empleado o área de una empresa.
Como puedes ver, esta acta es de suma importancia dentro de los registros de la empresa, por lo tanto, deben estar sentadas sus bases en el reglamento interno del trabajo, así como dentro del contrato colectivo.
Tipos De Acta Circunstanciada
Ahora, quiero que conozcas alguno de los tipos de acta circunstanciada que se pueden llevar a cabo en México.
Que Es Un Acta Circunstanciada Administrativa
El acta circunstanciada administrativa es aquella en donde se hace constancia de las faltas que ha cometido un empleado en contra de la normativa de la empresa.
Que Es Un Acta Circunstanciada De Hechos
El acta circunstanciada de hechos es un documento donde se hace constar los hechos observados durante una inspección, con la mayor claridad posible.
Que Es Un Acta Circunstanciada En Materia Fiscal
El acta circunstanciada en materia fiscal se enfoca en narrar con la mayor cantidad de pormenores posibles, el tiempo, el lugar, los hechos y las circunstancias que deriven de las inspecciones en materia fiscal.
Esta acta debe ser elaborada con una serie de formalidades, dentro de las cuales se encuentran las declaraciones de testigos, quienes deben identificarse y firmar la misma.
Que Es Un Acta Circunstanciada En Materia Penal
El acta circunstanciada en materia penal es un escrito que procede de alguna autoridad pública reconocida, como lo es un juez, notario, oficiales de justicia, agentes de policía.
La finalidad de este tipo de acta es dejar constancia de un hecho material o jurídico que acarree acciones civiles, penales o administrativas.
Que Es Un Acta Circunstanciada De Gobernación
Por su parte, el acta circunstanciada de gobernación, por lo general, se elabora de acuerdo a la “Guía para la Elaboración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción“.
Forma parte de los lineamientos que se deben seguir de acuerdo a los reglamentos de la administración pública. Su formato se puede adecuar a la información que se recoja o aporte el servidor público.
Que Es Un Acta Circunstanciada De Un Sindicato
Mientras que el acta circunstanciada de un sindicato no es más que un documento privado en el cual se deja constancia de los tratados, de los hechos o de los acuerdos que se lleven a cabo en las reuniones.
Este documento sirve para registrar las conclusiones de las reuniones de asociaciones o sociedades, quienes deben llevar de forma obligatoria un libro de actas.
Y es que al conocer que es un acta circunstanciada, te das cuenta que la misma puede ser usada en una gran cantidad de situaciones, de hecho, no importa si se trata de un ente público o privado.
Cómo Hacer Un Acta Circunstanciada
Hasta este punto, de seguro estarás preguntándote: cómo hacer un acta circunstanciada. Lo primero que debes saber es que en la misma se debe expresar la verdad y su contenido no debe ser alterado.
La única manera de modificar un acta de este tipo es que se cuente con el consentimiento de cada uno de los que intervinieron en la elaboración de las mismas y siempre en lineamientos con los preceptos de ley.
Pero, también debes saber que no hay un formato estándar para la redacción de un acta circunstanciada.
Aun así, puedes seguir estos puntos:
- Brinda una información general de lo ocurrido
- Deja constancia de cada uno de los asistentes
- Detalla los temas o hechos que se han planteado
- Especifica cuáles fueron los temas que entraron en debate
- Puntualiza cuáles fueron las conclusiones a las que se ha llegado
- Registra si se ha llegado a un consenso o no.
Ejemplo De Un Acta Circunstanciada
Pero, para que no te compliques mucho, aquí te dejo un ejemplo de un acta circunstanciada.
Si bien no se trata de un formato que debes seguir al pie de la letra, puedes usarlo como un modelo.
| ACTA CIRCUNSTANCIADAEn la ciudad de _____________, Estado de México, siendo las _______ horas con __________ minutos, del día __________ de _________ del año dos mil _________, reunidos en las oficinas que ocupa la empresa _________________, situadas en la calle ________________, Número _____________, Colonia ______________, con el Código Postal _____________, Estado de México, estando presentes, el Ciudadano _______________, representante designado para recibir el acta, quien actúa asistido por el Ciudadano _________________, representante del área de ______________, quien ocupa el cargo de ________________, en conjunto con los Ciudadanos ____________ y _____________, quienes ocupan los cargos de _____________ y ___________________ respectivamente, ____________ quienes figuran como testigos de asistencia y que al final firman para su debida constancia legal y se identifican con las credenciales número ____________ y _________, emitidas por ___________________, respectivamente, cuyos documentos se anexan a la presente acta en copia simple.
Asimismo, en este acto quienes intervienen en la elaboración del acta, son conocedores de las penas en que se incurren las falsas declaraciones en términos del (reglamento interno de la empresa o su derivado del contrato colectivo), se procede a realizar la presente acta con la finalidad de dejar constancia de lo siguiente: ____________________________________. HECHOS Se otorga el uso de la palabra al Ciudadano _________________, en su carácter de representante designado para recibir el acta, quien manifiesta que: _______________________________________________________________________________________________________, por lo que se le da el derecho a palabra al representante del área de __________________, quien manifiesta que: __________________________________________________________ y el primer testigo de asistencia, que en su caso, manifiesta que:____________________________________________________________, mientras que el segundo testigo de asistencia, hace manifiesto que:___________________________________________________. Siendo lo anteriormente expresado, todo lo que se tiene que asentar. En razón de lo anterior y en vistas de que no existe ningún otro asunto que tratar al respecto, se declara por concluida la presente acta siendo las _____________ horas con ___________ minutos del día ___________, en el mes __________ y año ___________, firmando al calce y margen quienes en ella intervinieron para su debida constancia legal. ________________________ Por: Cargo: (representante designado para recibir el acta) ________________________ Por: Cargo: (representante del área de _______) ________________________ Por: Cargo: (testigo de asistencia) ________________________ Por: Cargo: (testigo de asistencia) |
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