¿Sabes que es un acta de asamblea?
Pues deberías, ya que es el documento más importante que puede tener una compañía.
Si llegaste a este artículo, me imagino que sea porque haces parte de una sociedad, empresa o compañía y tienes que averiguar que es un acta de asamblea.
Para poder hacer una y regularizar la dicha compañía o hacer oficial las decisiones tomadas en las asambleas que se hagan.
Pero también tienes que saber de qué acta de asamblea estamos hablando: si es una ordinaria, extraordinaria, una constitutiva.
Si no tienes ni idea de lo que te estoy hablando, no te agobies, que ese es un problema que lo podemos solucionar rápidamente.
Te invito a acompañarme por este artículo que te explico todo lo básico que necesitas saber sobre que es un acta de asamblea, los tipos de actas y de asambleas posibles.
Y no te convencí de que eso es algo importante, te cuento que está normatizado por la Ley General de Sociedades Mercantiles, o sea, lo tendrás que hacer sí o sí.
Vaya, sí lo es! Como no hay escapatoria, pasemos a ver qué es un acta de asamblea y otras cositas más.
Qué Es Un Acta De Asamblea
El acta de asamblea es el documento en el que figuran las decisiones y modificaciones de una sociedad mercantil.
Además, es el primero y más importante documento que establece la creación de esa sociedad y las normas y parámetros que la regirán.
Pero vamos con calma que hay mucho que decirte sobre qué es un acta de asamblea.
Ese documento es el que oficializa y valida las decisiones que se tomen en una sociedad y, por lo tanto, es el que respalda legalmente todas las acciones que tomen los socios sobre su empresa.
Y eso se puede ver en el momento de la creación de la empresa, ya que el documento más importante que se puede tener es el acta de asamblea constitutiva.
En ese papel figuraba todo lo que puedas imaginar de normas para la empresa: quiénes son los socios cuando se harán las asambleas, cómo van a funcionar, quién es el presidente, cuál es el monto que invirtió cada socio, cuánto tiempo va a durar la sociedad.
Así que el acta de asamblea constitutiva es ese documento que tiene todas las normas que regirán el funcionamiento de la sociedad, y lo que será considerado legal o no.
Y por eso también es importante que las normas que regirán las decisiones en las asambleas figuren en el acta constitutiva, cómo serán las votaciones, el quórum mínimo, y otras informaciones reglamentarias importantes.
Pero ahora que ya tienes una idea de que es un acta de asamblea constitutiva puedo seguir explicándote un poco más de los otros tipos de actas, con un contenido más general.
Claro que el tipo de acta varía según el tipo de asamblea que se realice:
- asambleas ordinarias: son las asambleas anuales en las que se debaten temas como el pago de los administradores, cambiar los administradores y gerentes, y otras cuestiones financieras como el estado anual financiero de la compañía.
- asambleas extraordinarias: son las reuniones en las que se debaten los temas más importantes de la empresa, como los bonos, las acciones, aumento o reducción del capital social, cualquier transformación, duración, disolución o fusión de la sociedad.
Y eso tiene que ver con los diferentes tipos de actas de asamblea?
Bueno, en las asambleas ordinarias las actas no necesitan ser oficializadas por un notario porque son decisiones más sencillas que se tomarán pero que, por supuesto, deben seguir las normas determinadas en el Acta Constitutiva de la empresa.
Mientras tanto, en las asambleas extraordinarias se tiene que redactar las actas de asamblea y oficializarse frente a un notario porque las decisiones que se toman en ellas influyen y afectan directamente lo que está legalizado en el Acta Constitutiva.
Porque, en caso contrario, si se aplican los cambios y transformaciones que se determinen en esa asamblea extraordinaria sin que estén oficializados frente a un notario serán considerados ilegales.
Si no sabías lo que es un acta de asamblea y te toca escribir una, te aconsejo que busques una plantilla en internet para saber cómo hacerla, pero atención!
Hay muchos tipos de actas, y que sirven para cosas diferentes, así que si encuentras una, ojo si tiene los siguientes datos que son requisito:
- nombre de los participantes (quórum);
- los cargos respectivos que ocupan;
- la orden del día (que se va a debatir);
- las decisiones tomadas;
- la firma de todos.
Ahora te doy un ejemplo de un acta de asamblea consultiva que está disponible para consulta en el sitio web de los Datos Abiertos del Gobierno de México por este link
Por si tenías dudas de que es un acta de asamblea, asi empieza: con la identificacion de la sociedad o compañia y las personas que componen el quórum
Luego de eso toca redactar todo lo que sucedió desde que empezó la asamblea y, enseguida, presentar el orden del día, o sea, lo que se tiene la intención de debatir en dicha asamblea
Y al final se describen los representantes y lo que se decidió en la asamblea, con la firma de las autoridades de la compañía.
Es importante que sepas que según el artículo 194 del capítulo V de la Ley General el acta de asamblea extraordinaria debe ser protocolizada ante fedatario público.
Mientras que las actas de asamblea ordinaria se deben asentar en el libro respectivo y se tendrán que firmar por el Secretario de Asamblea, el Presidente y los socios que estuvieron presentes, y adjuntar los documentos que comprueben la necesidad de la convocatoria.
Si, por alguna razón el acta de asamblea ordinaria no se pueda asentar en el libro correspondiente, se deberá protocolizar ante notario. Y de eso te cuento un poco más en unos instantes.
Qué Es Un Libro De Actas De Asambleas
El libro de actas de asambleas es un libro en el cual se registran las actas de las asambleas ordinarias de una compañía, de forma a tenerlo todo junto y ordenado a lo largo de la existencia de la sociedad mercantil.
Según el artículo 194 de la Ley General de Sociedad Mercantil, el libro de actas es dónde se deberán asentar las actas de las asambleas ordinarias, siempre firmadas por todos. Y sí, es un libro.
Como ya te expliqué previamente que es un acta de asamblea y ahora te enteras de que se trata el libro, te doy algunos detalles más y que son importantes.
Al acta de asamblea ordinaria se deben adjuntar los documentos y comprobantes que justifiquen dicha convocatoria, o sea, deben estar dentro del libro también.
Por ejemplo, comprobantes financieros y otros documentos que sean comprobatorios de la convocatoria de la asamblea.
Y si todavía tienes dudas de que es un libro de actas de asamblea, es exactamente lo que dice el nombre: un libro.
Es algo bastante sencillo: puedes comprar los libros de actas ya listos, encontrarlos con nombres como Libros Corporativos, y la gama es variada para que puedas elegir: con tornillos, sin tornillos, forma francesa y otros más.
Elige el que parezca más interesante para el registro de actas de asamblea de tu compañía y no te olvides de que en todas contenga los requisitos y las informaciones y decisiones tomadas en la asamblea.
O sea, desde que la sociedad lo tenga todo escrito y catalogado, no es un problema las diferencias estéticas que tenga el libro.
Y acuerdate: SI por alguna razón el acta de una asamblea ordinaria no pudo guardarse en el libro de actas, la compañía la tendrá que presentar frente a un notario para que se protocoliza.
Vaya, información nueva. ¿De qué se trata eso? Te lo cuento enseguida.
En Qué Caso Es Obligatorio Protocolizar Un Acta De Asamblea
Es obligatorio protocolizar un acta de asamblea en caso de que sea el acta de una asamblea constitutiva, una asamblea extraordinaria, o una asamblea ordinaria siempre y cuando el acta no se pueda asentar el el libro correspondiente.
Pero calma, que te lo detallo mejor enseguida por si no entendiste lo que todo eso quiere decir.
Si quieres saber un poco más de que es un acta de asamblea o los diferentes tipos de asambleas, puedes subir un poco la pagina y fijate que en este mismo artículo encontrarás más informaciones.
Pero cada asamblea tiene su tipo de acta correspondiente y el trámite que se debe hacer con ella. Veamos.
Empiezo con el primer caso en el que es obligatorio protocolizar un acta de asamblea: en cuando se trata de una acta constitutiva.
Eso porque es el documento más importante de una sociedad, el que va a establecer las normas de funcionamiento, las cuestiones económicas y otros tópicos importantes y, por lo tanto, debe estar firmada por un notario, para que sea valida de manera legal.
Es lo mismo para todas las demás actas de asambleas extraordinarias, es obligatorio protocolizar el acta porque las decisiones que se toman allí son muy importantes y deben estar registradas oficialmente frente a un fedatario público.
En cambio, las actas de asambleas ordinarias deben ser firmadas por el Secretario de la Asamblea, el Presidente de la sociedad y los socios que participaron, y se deben guardar en el libro de actas que corresponda.
SI, por alguna razón, no se pueden guardar en el respectivo libro, en ese caso si es obligatorio protocolizar acta de asamblea ante un notario, para que lo debatido se considere oficial.
La protocolización del acta de asamblea se hace ante esa autoridad mediante pago de una tasa que varía según la localidad y la presentación de dicha acta.
Conviene que busques más información sobre las especificidades del trámite en los sitios web de tu ciudad o provincia, ya que las condiciones y requisitos pueden variar de un sitio a otro, igual que el tiempo y los costos.
Y ahora, ¿Ya estás listo para redactar, firmar y protocolizar el acta de la siguiente asamblea de la que hagas parte?
Este artículo tiene carácter meramente informativo, es decir, no tiene ningún vínculo con la empresa que ofrece el servicio que, por casualidad, puede citarse en el transcurso del artículo. No eximimos la búsqueda de información del sitio web oficial del proveedor del servicio.